Дата розміщення статті: 03.08.2015

На балансі практично будь-якого державного (муніципального) установи числяться автотранспортні засоби, які неможливо експлуатувати без пально-мастильних матеріалів. В силу норм ст. 19 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон про бухгалтерський облік) установа зобов'язана організувати і здійснювати внутрішній контроль здійснюються фактів господарського життя. Оскільки результати зовнішніх перевірок фінансово-господарської діяльності показують, що найчастіше в ході контрольних заходів перевіряючі знаходять порушення в обліку та списання цього виду матеріальних запасів, пропонуємо в рамках заходів внутрішнього контролю організувати контроль за придбанням і списанням ПММ.

Відповідальність за витрачання пального, мастильних матеріалів і спеціальних рідин, за виконання вимог безпеки при поводженні з ними покладається на посадову особу установою, в обов'язок якого зазвичай входять:
- здійснення контролю за дотриманням лімітної дисципліни, економним витрачанням і правильним застосуванням пального, мастильних матеріалів і спеціальних рідин;
- організація експлуатації, технічного обслуговування і ремонту засобів заправки і транспортування пального;
- організація роботи з приймання, зберігання і видачі пального, мастильних матеріалів і спеціальних рідин;
- організація правильної експлуатації, своєчасного обслуговування та ремонту технічних засобів служби;
- забезпечення правильного та економного витрачання пального, мастильних матеріалів і спеціальних рідин, а також накопичення, утримання та освіження встановлених запасів пального;
- вжиття заходів щодо забезпечення надійної охорони підпорядкованого складу пального, здійснення щоденного контролю за справністю технічних засобів сигналізації та охорони.
При здійсненні заходів внутрішнього контролю проводиться перевірка роботи посадової особи, відповідальної за витрачання ПММ, і діяльності фінансово-економічного відділу на предмет правильності прийняття до бухгалтерського обліку та списання ПММ. Оскільки читачами нашого журналу є бухгалтери державних (муніципальних) установ, в статті ми будемо говорити про організацію контролю за ПММ в фінансовому відділі установи.
Перевірка ПММ проводиться відповідно до затвердженого на фінансовий рік (квартал) <1> планом перевірки. У ньому визначаються терміни, обсяг і порядок проведення перевірок законності та ефективності використання автомобільної техніки, ПММ. В ході перевірки вивчаються документи, в яких ведеться облік зберігання, руху та списання ПММ, перевіряються правильність їх заповнення, відповідність міститься в цих документах інформації, звертається увага на списання ПММ за встановленими Мінтрансом нормам, наведеним у Розпорядженні від 14.03.2008 N АМ-23 -р "Про введення в дію Методичних рекомендацій" Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті "(далі - Розпорядження N АМ-23-р).
--------------------------------
<1> Періодичність складання плану перевірки затверджується установою самостійно у відповідності до Положення про внутрішній контроль.

При перевірці обліку та витрачання ПММ перевіряючими запитуються:
- касові книги, до яких прикріплені видаткові касові операції, що відображають видачу під звіт грошових коштів на придбання ПММ;
- авансові звіти, що відображають придбання палива (якщо ПММ придбаваються підзвітними особами);
- товарні накладні (при придбанні ПММ за допомогою талонів на бензин або паливних карт);
- дорожні листи;
- акти списання тосола, масел;
- оборотні відомості.
Для перевірки правильності складання, оформлення, обробки та зберігання первинних облікових документів за минулий квартал (рік) керівником установи може бути призначена внутрішня перевірочна комісія за участю в ній начальників фінансової служби (бухгалтерії), автомобільної служби (служби експлуатації) та інших посадових осіб установи.
За результатами перевірки комісія складає акт, в якому:
- вказується, за який період проведено перевірку;
- робиться відмітка про правильність (неправильність) застосування норм витрати, економії, перевитрати ПММ;
- проставляються відомості про наявність підписів осіб, які користувалися автотранспортом;
- прописується, за який період знищені шляхові листи, вказуються їх кількість і номери (якщо знищення робилося);
- вказуються порушення, які були виявлені в ході перевірки.
За підсумками перевірки до посадових осіб, щодо яких вона проводилася, доводяться її результати, встановлюються терміни, протягом яких ці особи повинні по можливості виправити виявлені в ході перевірки порушення. Після закінчення деякого періоду може бути проведена повторна перевірка, в ході якої встановлюється, чи були посадовими особами усунені всі зауваження по попередній перевірці, налагоджені чи облік і списання ПММ відповідно до норм законодавства РФ, які помилки, виявлені в ході попередньої перевірки, повторюються знову і знову. Слід зазначити, що за підсумками перевірки на осіб, які допустили порушення в обліку та списання ПММ, за рішенням керівника установи може бути накладено дисциплінарне стягнення. В силу норм ст. 192 ТК РФ за вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків, роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення:
- зауваження;
- догана;
- звільнення з відповідних підстав.

Порушення в оформленні подорожнього листа

Подорожній лист - це первинний обліковий документ, на підставі якого здійснюється списання витраченого в ході експлуатації транспортних засобів бензину. В даний час установи використовують такі форми подорожніх листів:
- 0345001 "Подорожній лист легкового автомобіля";
- 0345002 "Подорожній лист спеціального автомобіля";
- 0345004 "Подорожній лист вантажного автомобіля";
- 0345005 "Подорожній лист вантажного автомобіля";
- 0345007 "Подорожній лист автобуса незагального користування".
Обов'язкові реквізити та порядок заповнення шляхових листів затверджені Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 N 152 "Про затвердження обов'язкових реквізитів і порядку заповнення шляхових листів" (далі - Наказ N 152). Даний документ містить перелік обов'язкових реквізитів подорожнього листа і роз'яснює порядок їх заповнення.
В актах перевіряючих органів неодноразово вказується на недбале і неповне заповнення обов'язкових реквізитів подорожніх листів, таких як:
- найменування та номер подорожнього листа;
- відомості про термін дії подорожнього листа;
- відомості про власника (власника) транспортного засобу;
- відомості про транспортний засіб;
- відомості про водія.
Незаповнення хоча б одного обов'язкового реквізиту подорожнього листа або заповнення його з порушенням положень Наказу N 152 розцінюється перевіряючими як оформлення первинних документів з порушенням встановлених правил.
Найчастіше при заповненні подорожніх листів зустрічаються такі порушення.
Помилка 1. Відсутні підписи і розшифровки відповідальних осіб, зокрема водія. Відповідальність за достовірність інформації, правильність оформлення, а також за своєчасне та належне складання первинних облікових документів несуть особи, їх створили і підписали. Пунктом 13 Наказу N 152 встановлено, що дати, час і показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійною стоянки і його заїзді на постійну стоянку проставляються уповноваженими особами, які призначаються рішенням керівника установи, і завіряються їх штампами або підписами із зазначенням ініціалів та прізвищ. Також в дорожньому листі в силу норм п. 16 Наказу N 152 повинні бути присутніми дати і час проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія. Вони проставляються медичним працівником, який проводив відповідний огляд, і завіряються його штампом і підписом із зазначенням прізвища, імені та по батькові.
Помилка 2. На підставі норм п. 6 Наказу N 152 дата (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) виїзду транспортного засобу з місця постійної стоянки транспортного засобу і його заїзду на зазначену стоянку є обов'язковими реквізитами подорожнього листа, що підлягають заповненню . Відсутність часу повернення в дорожньому листі говорить про те, що водій закінчив службову поїздку, а автомобіль в належний час не повернув. У дорожньому листі час виїзду і повернення потрібно фіксувати обов'язково. Час виїзду та повернення має безпосередній зв'язок з підтвердженням тривалості роботи водія: можна визначити, де водій перебував у той чи інший час, скільки часу пішло на дорогу.
Помилка 3. Не проставлені дані про виданий (заправленому) бензині. Окремий розділ подорожнього листа призначений для обліку руху пального. У ньому вказується, скільки літрів бензину було в баку при виїзді і поверненні, скільки було заправлено і витрачено під час поїздки. Якщо водієві видається бензин по заправного листу, то в графі повинно відображатися кількість бензину. Якщо видача бензину не передбачається, то водій набуває його за підзвітні гроші. Чек, який він отримав на АЗС, прикріплюється до авансового звіту. При перевірці ПММ проводиться зіставлення відомостей про заправках автомобіля паливом, відображених в дорожніх листах, з даними авансових звітів підзвітних осіб, до яких додаються документи, що підтверджують заправку автомобіля паливом.
При проведенні такого зіставлення перевіряючими звертається увага на наступне:
- дата і кількість палива, що заправляється, зазначені в виправдувальному документі, доданому до авансового звіту, повинні відповідати інформації, відображеної в дорожньому листі, складеному на відповідну дату;
- заправка палива повинна бути проведена в робочий час водія (якщо заправка автомобіля паливом за чеками була проведена в неробочий час, то цей факт є підставою для подальших розглядів);
- на рахунках бухгалтерського обліку придбання підзвітною особою палива повинно бути відображено в повному обсязі.
Помилка 4. У графі "Витрата: по нормі" не проставлено норматив витрати палива автомобіля. Нагадаємо, що норми витрати палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті затверджені Розпорядженням N АМ-23-р. При відсутності в цьому нормативному акті норм списання палива для автомобіля, що експлуатується установою, вони можуть бути встановлені:
- внутрішнім локальному актом установи;
- Мінтрансом або спеціалізованою організацією, в яку установу звернеться із запитом для розрахунку норми списання ПММ по конкретному виду автотранспорту, не вказаною в Розпорядженні N АМ-23-р.
Слід зазначити, що графа "Витрата: по нормі" не є обов'язковим реквізитом згідно з нормами Наказу N 152, проте рекомендуємо все ж її заповнювати. Це спростить роботу бухгалтера, який на підставі подорожнього листа буде здійснювати розрахунки норм списання ПММ, і дозволить уникнути непотрібних причіпок перевіряючих при проведенні ними зовнішніх перевірок фінансово-господарської діяльності установи.
Помилка 5. Незаповнення рядки в графах "Місце відправлення та призначення". Ця графа не є обов'язковою для заповнення в силу норм Наказу N 152, однак рекомендуємо її заповнювати, оскільки пункти призначення за маршрутами прямування дозволяють обгрунтувати виробничий характер поїздки і підтвердити показання лічильника. Слід уникати загальних слів в документі ( "по місту", "по району", "по області"): вони не дозволяють ідентифікувати поїздку. "Зовнішні" перевіряючі звертають увагу на заповнення цієї графи і роблять позначку в акті перевірки, якщо графа не заповнена або заповнена неналежним чином.
Помилка 6. Відсутність в дорожньому листі дати і часу проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія, які проставляються медичним працівником. В силу норм ст. 20 Федерального закону від 10.12.1995 N 196-ФЗ "Про безпеку дорожнього руху" і Федерального закону від 21.11.2011 N 323-ФЗ "Про основи охорони здоров'я громадян у Російській Федерації" юридичні особи, які здійснюють на території РФ діяльність, пов'язану з експлуатацією транспортних засобів, зобов'язані організовувати відповідно до вимог проведення обов'язкових медичних оглядів і заходів щодо вдосконалення водіями транспортних засобів навичок надання першої допомоги потерпілим у дорожньо-транспортних пригодах (Лист Росздоровнагляду від 12.03.2014 N 01И-271/14 "Про медичне забезпечення безпеки дорожнього руху").
Обов'язкові передрейсові і післярейсові медичні огляди водіїв транспортних засобів проводяться або залучаються медичними працівниками, або в порядку і на умовах, передбачених ч. 4 ст. 24 Федерального закону N 323-ФЗ: роботодавці мають право вводити в штат посади медичних працівників і створювати підрозділи (кабінет лікаря, медпункт, медичний кабінет, медичну частину і ін.), Які надають медичну допомогу працівникам організації. Порядок організації діяльності даних підрозділів і медичних працівників встановлюється уповноваженим центральним органом виконавчої влади.
З п. 6 ст. 23 Федерального закону N 196-ФЗ випливає, що метою обов'язкового медичного огляду є визначення наявності (відсутності) у водіїв транспортних засобів (кандидатів у водії транспортних засобів) медичних протипоказань, медичних показань або медичних обмежень до керування транспортними засобами. Таким чином, проходити медичний огляд потрібно на самому початку робочої зміни (дня). Відсутність інформації про проходження водієм медичного огляду є порушенням норм п. 16 Наказу N 152, ст. 20 Федерального закону від 10.12.1995 N 196-ФЗ, вимог Федерального закону N 323-ФЗ.

Примітка. Порядок проведення передзмінного, передрейсових та післязмінну, післярейсових медичних оглядів затверджений Наказом МОЗ України від 15.12.2014 N 835н.

Помилка 7. Відсутність подорожніх листів. Згідно з нормами ст. 9 Закону про бухгалтерський облік кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. Не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються не мали місця факти господарського життя, в тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод. Відсутність дорожніх листів при наявності на рахунках бухгалтерського обліку записів, що відображають списання бензину, неприпустимо.
Слід зауважити, що в силу норм п. 3 Інструкції N 157н <2> до бухгалтерського обліку приймаються первинні облікові документи, що надійшли за результатами внутрішнього контролю здійснюються фактів господарського життя для реєстрації містяться в них даних в регістрах бухгалтерського обліку, з припущення належного складання первинних облікових документів по зроблених фактами господарського життя особами, відповідальними за їх оформлення. Якщо в ході перевірки буде встановлено факт витрачання бензину без відсутності дорожніх листів, то в рамках заходів внутрішнього контролю потрібно оформити загублений шляховий лист.
--------------------------------
<2> Інструкція по застосуванню Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку для органів державної влади (державних органів), органів місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державних академій наук, державних (муніципальних) установ, затв. Наказом Мінфіну Росії від 01.12.2010 N 157н.

Порушення в списанні паливно-мастильних речовин

При Перевірці правільності списання паливно-мастильних Речовини в установі часто віявляються Такі Порушення.
Помилка 1. Списання ПММ понад встановлений норм. При розрахунку норм Використовують значення, зазначені в Розпорядженні N АМ-23-р. Норма витрати паливо Залежить від конструкції автомобіля, его агрегатів и систем, категорії, типу и призначення автомобільного рухомого складу (легкові, автобуси, вантажні), від виду вікорістовуваніх палів, від пори року, від умов, в якіх експлуатується автомобіль. Норми витрати паливо на 100 км пробігу автомобіля візначені в літрах бензину або дизпаливо для бензинових и дизельних автомобілів. Норми витрати паливо могут підвіщуватіся або зніжуватіся в залежності від умов ЕКСПЛУАТАЦІЇ транспортного средства. У разі! Застосування декількох надбавок норма витрати паливо візначається з урахуванням їх суми або різниці. Так, норми витрати паливо могут збільшуватіся:
- в зимовий час (в залежності від кліматичних районів країни збільшується з 5 до 20%). У Додатках 2 до Розпорядження N АМ-23-р встановлен граничну величина зимовищу надбавок по кожному регіону, а такоже зазначилися, в якому РЕГІОНІ Які місяці вважаються зимовищу;
- при ЕКСПЛУАТАЦІЇ автомобіля на дорогах загально Користування (надбавка может становитися до 10%, на дорогах загально Користування IV и V категорій - до 30%);
- при роботі автотранспорту в містах з певною щільністю населення. Чим вище щільність населення, тим більше надбавка до норми витрати палива (наприклад, якщо щільність населення перевищує 3 млн осіб, розмір надбавки, яку може встановити організація, становить до 25%, при щільності населення від 1 до 3 млн осіб - до 20% і т.д.);
- при обкатці нового автомобіля, автомобіля, що вийшов з капітального ремонту, а також при централізованому перегоні таких автомобілів своїм ходом.
Норма витрати палива може знижуватися при роботі на дорогах загального користування I, II і III категорій за межами приміської зони на рівнинній слабохолмистої місцевості (висота над рівнем моря до 300 м) до 15%.
Тосол, масла, гальмівні рідини та т.п. списуються також за встановленою нормою. У Додатку 1 до Розпорядження N АМ-23-р приведені норми експлуатаційної витрати мастильних засобів (з урахуванням заміни і поточних дозаправок) з розрахунку на 100 л від загальної витрати палива, розрахованого за нормами для даного автомобіля, причому добові норми витрат масел установлені в літрах, норми витрат мастил - в кілограмах. Норми витрати масел збільшуються до 20% для автомобілів, які пройшли капітальний ремонт, а також для автомобілів, що знаходяться в експлуатації більше п'яти років.
Витрата мастильних матеріалів при капітальному ремонті агрегатів автомобілів встановлюється в кількості, що дорівнює одній заправної ємності системи змащування даного агрегату. Витрата гальмівних, охолоджуючих та інших робочих рідин визначається в кількості і обсязі заправок і дозаправок на один автомобіль відповідно до рекомендацій заводів-виготовлювачів, інструкціями з експлуатації і т.п. У таблиці Додатка 1 до Розпорядження N АМ-23-р приведені граничні значення норм експлуатаційної витрати мастильних матеріалів.
При проведенні заходів контролю перевіряється правильність застосування бухгалтером норми витрати палива на підставі умов, в яких експлуатувався автомобіль, і виходячи з цього встановлюється списання бензину по нормі. При визначенні умов експлуатації автомобіля допомагає інформація, відображена в дорожньому листі. Наприклад, дата, на яку складений шляховий лист, дозволяє зрозуміти, в який час потрібно (і чи потрібно) застосовувати зимову надбавку для визначення норми витрати палива; зворотна сторона подорожнього листа, на якій відображається маршрут прямування автомобіля, допомагає визначити, як експлуатувався автомобіль: в межах міста або за містом, що дозволяє вирішити, чи треба застосовувати відповідну надбавку за експлуатацію автомобіля на дорогах загального користування чи ні, так як автомобіль в цей день експлуатувався на трасі, де витрата палива менше.
Нормативні витрати палива в відношенні конкретного автомобіля визначається за такою формулою:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

де: - Qн - нормативні витрати палива, л;
- Нs - базова норма витрати палива на пробіг автомобіля, л / 100 км;
- S - пробіг автомобіля, км;
- D - поправочний коефіцієнт (сумарна відносна надбавка або зниження) до норми,%.
Помилка 2. В порушення ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, п. П. 111, 119 Інструкції N 157н акти на списання матеріальних запасів (ф. 0504230) <3> при витрачанні тосола, масел оформляються не у всіх випадках. А в тих випадках, коли такі акти мають місце, в них часто відсутні підписи членів комісії, що склали даний акт.
--------------------------------
<3> З 19.06.2015 державні (муніципальні) установи застосовують первинні облікові документи і регістри обліку за формами, затвердженими Наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 N 52Н "Про затвердження форм первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку, що застосовуються органами державної влади (державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами, та Методичних вказівок щодо їх застосування ".

Відповідальність за списання ПММ з порушенням норм законодавства

З опублікованого нами вище переліку помилок, які найбільш часто виявляються перевіряючими при проведенні перевірки правильності списання ПММ в установі, можна зробити висновок про те, що найчастіше до відповідальності за порушення норм законодавства на цій ділянці обліку залучаються посадові особи. До них застосовується дисциплінарне стягнення. Однак в ряді випадків за порушення правил списання ПММ установа може бути притягнуто до відповідальності за ст. 15.11 КоАП РФ, якщо перевіряючі доведуть факт грубого порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності. Грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів тягнуть за собою накладення на посадових осіб штрафу в розмірі від 2000 до 4000 руб.
Під грубим порушенням правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності розуміються:
- заниження сум нарахованих податків і зборів не менше ніж на 10% внаслідок спотворення даних бухгалтерського обліку;
- спотворення будь-якої статті (рядки) форми бухгалтерської звітності не менш ніж на 10%.
Посадові особи звільняються від адміністративної відповідальності за адміністративні правопорушення, передбачені ст. 15.11 КоАП РФ, у разі виправлення помилки (включаючи уявлення переглянутої бухгалтерської звітності) до затвердження бухгалтерської звітності в установленому законодавством РФ порядку.

* * *

На завершення хотілося б відзначити, що організація в установі ефективної роботи відділу внутрішнього контролю дозволить уникнути багатьох порушень норм законодавства РФ і налагодити чітку роботу фінансової служби; незважаючи на те що в ній працюють висококваліфіковані кадри, погляд на роботу "ззовні" часто буває вельми корисний. Деякі установи формально підходять до виконання вимоги ст. 19 Закону про бухгалтерський облік, і результат внутрішнього контролю при такому підході дуже жалюгідний.
Підводячи до кінця розмову про те, на що потрібно звернути увагу при обліку та списання ПММ в державних (муніципальних) установах, хотілося б звернути вашу увагу на Постанову АС УО від 25.03.2015 N Ф09-1396 / 15. У ньому розглядалося питання про правомірність передачі ПММ з муніципального бюджету в федеральний бюджет. Муніципальному бюджетній установі з бюджету були виділені кошти на придбання ПММ, частина яких планувалося передати у федеральну власність. За результатами розгляду пакета документів з питання передачі з муніципальної власності міського округу з подальшим закріпленням на праві оперативного управління за установою в федеральну власність неетильованого бензину територіальне управління Росмайна не погодило таку передачу. На думку Росмайна, перелік документів, необхідних для прийняття рішення про передачу муніципального майна в федеральну власність, встановлений Постановою Уряду РФ від 13.06.2006 N 374, пп. "М" п. 2 якого закріплено вимогу про необхідність подання документів, що підтверджують фактичне використання пропонованого до передачі майна федеральними органами державної влади з метою, необхідних для здійснення їх повноважень та забезпечення їх діяльності згідно з відповідними федеральним законам. Однак вказане спірне майно при одноразовому акті використання знищується або істотно змінюється, фактичне його використання не може бути підтверджено. Зважаючи на відсутність можливості подання документів, передбачених пп. "М" п. 2 названого Постанови, дотримання вимог, встановлених цією Постановою, не представляється можливим. Можливість реалізації заходів в рамках ст. 154 Федерального закону від 22.08.2004 N 122-ФЗ "Про внесення змін до законодавчих актів РФ і визнання такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів Російської Федерації у зв'язку з прийняттям Федеральних законів" Про внесення змін і доповнень до Федерального закону "Про загальні принципи організації законодавчих ( представницьких) і виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації "і" Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації "в даному випадку відсутній. Тобто суд, вивчивши матеріали справи, прийшов до висновку про те, що можливість реалізації заходів щодо передачі ПММ з муніципальної власності у федеральну власність, згідно зі ст. 154 Федерального закону N 122-ФЗ, відсутня.

Если вині нашли на Цій странице потрібної вам информации, Спробуйте скористати Поиск по сайту:

Повернутися на попередню сторінку