Пошук по сайту:
Коментарі в блогах дозволені не всім групам користувачів.
Шановні коментатори! У блогах може бути включена премодерація коментарів. До перевірки на коректність і відсутність спаму автором блогу або адміністратором сайту, ваш коментар буде не видно іншим відвідувачам сайту.
04.05.2012 8:33
Так уже склалося в світовій практиці, що програмні продукти фірми Microsoft заполонили світ. І оскільки кінця цього в найближчому майбутньому не передбачається, то я з чистою совістю можу, не боячись докорів в рекламуванні, поговорити на тему мого улюбленого YOкселя, як назвав його один раз один зі студентів.Якщо переглянути підручники, методичні матеріали, статті, електронні ресурси, присвячені цій програмі, то в переважній більшості випадків народу буває досить вміння створити щось, що нагадує накладну (ціна-кількість-вартість-ітоговая_сумма), побудувати діаграму. На другому етапі інтересу з'ясовується, що крім суми є ще цілий ряд цікавих функцій, в тому числі і логічні, які дозволяють вести автоматичний аналіз даних. Потім виявляється, що поняття "абсолютне посилання" не має ніякого відношення до Колимі, зате дозволяє автоматизувати зміна вихідних даних, не боячись пропустити помилку в розрахунках. І далі лавиноподібно: сортування, автофильтр, проміжні підсумки, обробка масивів даних, форми, макроси ....
Так ось, я спробую показати кілька прийомів роботи з додатком. Якщо це виявиться для вас корисним - буду рада.
СЧЕТЕСЛІ і Ко
Дуже зручна функція, коли потрібно не просто підрахувати, скільки штук, а - скільки особливих штук. Ну наприклад, в списку всіх товарів визначити, скільки разів зустрічається товар "холодильник", або в таблиці зі списком працівників - скільки людина з посадою "майстер", або скільки людина відпрацювали за місяць менше 10 днів (якщо є, зрозуміло, стовпець з такими даними). Можна навіть зробити посилання на осередок, в якій знаходиться певна кількість, припустимо, порогове значення, і підрахувати, скільки значень з документа перевищують цей поріг. Або не перевищують. Або рівні йому.
Загальний вигляд функції простий. У дужках, розділені крапкою з комою, вказані діапазон аналізованих осередків, наприклад, A2: A100 і умова: "холодильник", "майстер", "<10", "> D48".
Але виявляється в цій функції абсолютно спокійно можна використовувати улюблені всіма шаблони. Пам'ятайте, "зірочка" (*) замінює будь-яку кількість будь-яких символів, а "знак питання" (?) - один символ. Та й в умови можна застосовувати не тільки числові і текстові константи, а й дати.
- СЧЁТЕСЛІ (А2: А100; "А *") - підрахує кількість угод з товарами, назва яких починається з букви "А" (апельсин, абрикос, ананас, авокадо)
- СЧЁТЕСЛІ (А2: А100; "???") - підрахує кількість угод з товарами, найменування або шифр яких складається з 3-х символів
- СЧЁТЕСЛІ (А2: А100; "?? - ??") - підрахує кількість угод з товарами, шифр яких складається з 4-х символів через тире, припустимо, ГЗ-23 або ОП-44
- СЧЁТЕСЛІ (B2: B100; "> 10.10.2011") - підрахує кількість угод, укладених пізніше 10-го жовтня 2011 року
Функція просто РАХУНОК теж вважає кількість непустих осередків, але в будь-якому діапазоні зі змішаними даними (числа, тексти, дати) буде шукати тільки числа і визначати, скільки осередків зайняті числами. Це зручно в разі, якщо в вашому робочому документі поряд з сумами платежів в осередках можуть зустрічатися зроблені вами позначки "сплатить пізніше"; "Треба зателефонувати"; символ "тире" (-), який теж вважається текстом.
ДВА В ОДНОМУ
Є число і є одиниця його виміру, наприклад, 2 кг, або 7 км, або 12 л, або 15 шт. Якщо це число потрібно на що-небудь множити або з чим-небудь складати, тобто виконувати з ним дії, то доводиться число заносити в один стовпець, а одиницю виміру - в інший. Тому що 2 кг, занесене в одну клітинку, вважається текстом і ні на що не множиться і ні з чим не складається. І не дуже це зручно.
АЛЕ! Якщо виділити потрібний діапазон, відкрити Формат-Осередки, вибрати "Всі формати", в них - "Основний" і після слова Основний через пробіл вписати ваші "кг", "км" або "л" в лапках, то можна вносити в клітинку число , отримувати в осередку, наприклад, 2 кг і спокійненько використовувати цей осередок для обчислень.
ШВИДКО, ШВИДШЕ, ЩЕ ШВИДШЕ
Зараз викладачам вузу рідко підносять квіти. Чи то традиція забулася, чи то нас учителями не вважають, то ми не гідні - Бог знає, та й я ніяковію отримувати букети, автоматично прикидаючи їх вартість і розуміючи з жалем, що через пару днів цю красу доведеться викинути. Хоча на моєму підвіконні досі росте в горщику і цвіте прекрасне щось, подароване одного разу на іспиті і досі нагадує мені про моїх студентів, спасибі їм. Але одного разу я отримала величезний букет від заочників зі словами: "Спасибі Вам за чарівну клавішу CTRL!". Побачивши, що я не розумію, про що мова, мені пояснили, що в групі багато практиків-бухгалтерів, а я показала кілька завдань, які припали ну просто "в тему" і кілька прийомів швидкої роботи, від яких народ був у захваті.
Так ось, розповідаю кілька досить відомих прийомів, які, може бути, кому-то невідомі і викличуть аналогічний захват.
* Щоб підсумувати дані рядка або стовпця, ми використовуємо функцію Автосума. Замість пошуку кнопки в меню натисніть Alt і знак "дорівнює" (=) одночасно. Якщо автоматично певний діапазон підсумовування вас влаштовує - тиснемо Enter (дві секунди на проблему).
* Таблиця готова. Перша формула складена, залишилося її скопіювати. Замість того щоб тягнути мишею куточок маркера автозаповнення, зробіть на ньому подвійне клацання лівою кнопкою миші.
* Список працівників в документі розташований по вертикалі. У новому документі потрібно розташувати його по горизонталі. Замість того щоб копіювати кожну клітинку, замовте так зване транспонування. Для цього виділіть список, скопіюйте в буфер (в Excel-2003 Правка-Копіювати), встановіть маркер на перший осередок майбутнього діапазону, замовте спеціальну вставку (в Excel-2003 Правка-Спеціальная_Вставка) і поставте "пташку" - транспонувати. Тисніть ОК. В Excel-2007 і старше все можна знайти в контекстному меню (права кнопка миші).
* Тема стовпчика довгий. Ширина стовпчика маленька. Набирайте заголовок, періодично натискаючи Alt + Enter (тобто Alt і Enter одночасно).
* Ширина декількох стовпців повинна бути однаковою і більше (або менше), ніж зараз. Виділіть ці стовпці. Чи не комірки стовпців, а саме стовпці - буксируйте миша уздовж бордюру з іменами стовпців, а потім потягніть на бордюрі стінку тільки одного стовпчика в потрібну вам сторону.
* Після заповнення осередків уздовж рядка з'ясувалося, що деякі осередки напівпорожні (занадто широкий стовпець), а в деяких текст виліз за межі (занадто вузький). Знову ж таки не потрібно витрачати час і підганяти кожен стовпець окремо. Виділіть стовпці (на бордюрі!) І зробіть подвійне клацання на кордоні будь-яких двох стовпців (на бордюрі!). Ширину стовпців Excel піджене сам, так, щоб текст залазив в ширину шпальти і не більше того.
* Швидке копіювання та переміщення пов'язане з буксируванням. Тягнути слід за край виділеного діапазону комірок. Ну і є варіанти: при простій буксируванні виходить переміщення; утримуючи Ctrl - копіювання; утримуючи Shift ви зможете не просто перемістити діапазон, а вставити його в інше місце документа, розставивши наявні там осередки (місце вставки вказує пунктирна лінія із зарубками); при натиснутих Ctrl + Shift відбувається вставка копії. До речі, буксирувати можна не тільки на поточному аркуші, але і на будь-який інший, якщо тягнути виділений діапазон на ярличок цього самого листа (правда при цьому доведеться тримати клавішу Alt).
* Дуже чудово зручно застосовувати ту ж чарівну клавішу Ctrl при роботі з листами. Буксируючи ярличок листа вліво-вправо, ви його переміщує. При натиснутій Ctrl - створюєте копію листа. А ще можете, утримуючи Ctrl, клацнути послідовно на декількох ярличках листів. Цим ви згрупуєте листи або, іншими словами, виділіть їх одночасно. Далі можна працювати на одному аркуші, тому що все, що ви робите, БУДЕ АВТОМАТИЧНО ПОВТОРЯТЬСЯ НА ВСІХ ЛИСТАХ ГРУПИ. Не забудьте тільки в кінці натиснути правою кнопкою миші на будь-якому ярличку і розгрупувати листи.
* Таблиця готова і раптом виявляється, що ви забули надрукувати якісь дані, наприклад, просто пропустили. Вам потрібні порожні клітинки в середині документа. Поставте маркер на осередок, після якої потрібні порожні. Наведіть покажчик миші на маркер автозаповнення (як ніби збираєтеся копіювати) та буксируйте вниз, утримуючи клавішу Shift.
* Багатьом відомий прийом автозаповнення. Це коли два осередки заповнені, наприклад, числами 1 і 2, виділені і скопійовані буксируванням в сусідні осередки. Виходить послідовність 1,2,3,4,5 ... А якщо потрібно 1,2,1,2,1,2? Заповніть комірки числами 1 і 2, виділіть обидві комірки і буксируйте, як при копіюванні, але правою кнопкою миші. Відпустивши миша, отримаєте меню, виберіть у ньому КОПІЮВАТИ. А ще швидше - копіювати буксируванням лівою кнопкою миші, утримуючи клавішу Ctrl. До речі, кількість спочатку заповнених осередків може бути будь-яким. Припустимо, в документі повторюються шифри товарів 105,211,135,419. Заповніть комірки, виділіть, буксируйте, утримуючи Ctrl, отримуйте повторення списку.
* Ох вже ці ІПН, КПП, БИК, ОКПО! Як часто вони починаються з нуля! І природно, Excel, що працює в основному з числами, викидає цей перший нуль, вважаючи його незначущим. Перетворіть ваш БИК в текст. Для цього перед числом натисніть апостроф. Це верхня кома. На клавіатурі вона знаходиться на тій самій клавіші, де російська буква Е, але в англійській розкладці клавіатури. Набране в осередку число '013 не втратить свій нуль, а апостроф видно не буде.
* Тепер про швидке форматування. Сполучення клавіш, які спрощують наше життя і прискорюють роботу, називаються гарячими і вимагають запам'ятовування. Це розумове зусилля, це праця. Багато хто віддає перевагу робити довго і через меню - це простіше. Але може бути варто повісити перед очима шпаргалку про два-три прийомчик? Перший час будете підглядати, поки не запам'ятається міцно, потім шпаргалку можна буде замінити на наступну корисну.
Отже, якщо потрібно швиденько зробити осередки жирними, похилими, з двома знаками після коми і інше - виділіть ці осередки, а потім натискайте:
o Ctrl + B (англ) - жирний
o Ctrl + I - курсив
Не потрібно при цьому перемикатися на англійську шрифт. З тим же успіхом спрацює Ctrl + І і Ctrl + Ш. Просто для тих, хто знає англійську хоч трохи, простіше запам'ятати, бо В - від Bold (жирний), а I - від Italic (курсив).
o Сtrl + Shift +! - два знака після коми
o Сtrl + Shift +% - збільшить числа в 100 разів і припише знак%
o Сtrl + Shift + * - миттєво виділить діапазон всіх елементів таблиці
o Ctr + Shift + стрілка (вліво-вправо-вгору або вниз) виділить всі осередки відповідно вліво, вправо, вгору або вниз від поточної, тобто від тієї, на якій розташований маркер.
А ще, натиснувши F4, ви зможете повторити свій останній в Excel дію. А натиснувши Ctrl + Shift + $ вставити в клітинку поточну дату (якщо системні, тобто комп'ютерні годинник її правильно показують, якщо немає - налаштуйте!). А викликати збереження - F12, а Ctrl + C - копіювати, а Ctrl + V - вставити.
Ну і вистачить для початку.
До речі, Alt + F4 - закрити Excel.А2: А100; "?
А2: А100; "?
А якщо потрібно 1,2,1,2,1,2?
Але може бути варто повісити перед очима шпаргалку про два-три прийомчик?