Першорядним і найпростішим методом регулювання розміру осередків є настройка висоти рядка і ширини стовпця. Також на розмір осередків впливають такі операції, як об'єднання декількох осередків в одну або, навпаки, роз'єднання раніше об'єднаних комірок.

Ширина стовпців

За замовчуванням в Excel ширина стовпця дорівнює 8,43 символу, але, безумовно, це не означає, що кожна клітинка на робочому аркуші в змозі відображати тільки трохи більше 8 знаків. Оскільки в Excel, поряд з пропорційними шрифтами (такими, як Arial), використовуються також шрифти з фіксованою шириною символів (як Courier), різні символи різних шрифтів займають різне простір. Наприклад, для прийнятої за замовчуванням ширини шпальти в осередку поміщається приблизно 8 цифр для більшості непропорційних шрифтів висотою 10 пунктів.

Якщо стандартної ширини шпальти виявилася недостатньо для повного відображення вмісту вічка, то, швидше за все, це призведе до таких наслідків:

? занадто довга напис продовжиться, перекриваючи порожні сусідні осередки;

? якщо сусідня комірка справа зайнята, напис обрізане по межі початкового осередку;

? довгі числові значення за замовчуванням відображаються в експоненційному вигляді

(Наприклад, 1,23Е + 12);

? ' якщо при призначеному числовому форматі ширина осередку виявляється замалою, щоб відобразити її вміст, в цьому осередку виводиться група символів #.

ПОРАДА

Ширинустовпця або висоту рядка або всіх виділених стовпців і рядків можна налаштувати по найдовшому значенням або по найбільшому шрифту. Для цього просто двічі клацніть на лінії праворуч від заголовка цього стовпчика або лінії нижче заголовка рядка. Дана дія еквівалентно застосуванню команд меню Формат? Стовпець? Автоматичний підбір ширини (Format? Column? AutoFit Selection) і Формат? Рядок? Автоподбор висоти (Format? Row? AutoFit) відповідно.

У будь-який з перерахованих ситуацій вам, швидше за все, захочеться змінити осередок так, щоб введене значення містилося в ній і відображалося нормально. Одним із способів вирішення проблеми є належна настройка ширини шпальти. Для цього розташуйте вказівник над лінією, що розділяє заголовки стовпців, натисніть кнопку миші і перемістіть лінію в потрібну сторону. При виконанні процедури з'являється підказка зі значенням ширини шпальти в символах і пікселах, як продемонстровано на рис. 8.30. Тут же показано, як одночасно змінити ширину відразу декількох стовпців. Потрібно виділити їх заголовки (якщо ці стовпці несуміжні, їх заголовки потрібно виділяти мишею, утримуючи клавішу Ctrl), а потім, натиснувши кнопку миші, потягнути за лінію між двома будь-якими виділеними стовпцями. В результаті пропорційно зміниться ширина кожного виділеного стовпця - всі вони стануть однаково «стрункими» або навпаки.

Мал. 8.30. При зміні ширини стовпця або висоти рядка курсор миші приймає форму двосторонньої стрілки

ПРИМІТКА -

Залежно від використовуваного шрифту, значення, які вміщаються по ширині в стовпці на екрані, можуть вийти за його межі при друку. Перед друком листа бажано переглянути його, вибравши в меню Файл (File) команду Попередній перегляд (Print Preview). Детальніше про режим попереднього перегляду розповідається в главі 11, «Друк листів».

підміню Стовпець

У підміню Стовпець меню Формат зібрані п'ять команд: Ширина (Width), Автоподбор ширини (AutoFit Selection), Приховати (Hide), Показати (Unhide) і Стандартна ширина (Standard Width). Щоб задати нову ширину стовпця (стовпців), виділіть

одну або кілька осередків - зовсім не обов'язково виділяти цілі стовпці - і виберіть команду Ширина. На екрані з'явиться діалогове вікно Ширина шпальти (Column Width). Якщо в однойменному полі не відображається величина ширини виділених осередків, значить, вона різна для обраних стовпців. У будь-якому випадку просто введіть у вказане поле нове числове значення з діапазону від 0 до 255.

ПОРАДА

Для зміни ширини відразу всіх стовпців поточного листа клацніть на одному з заголовків рядків (або виділіть будь-яку клітинку та натисніть клавіші Shift + пробіл) і потім виберіть команду Ширина. •

Щоб для одного або декількох стовпців відновити ширину, прийняту за замовчуванням, виділіть будь-які осередки цих стовпців і виберіть команду Формат? Стовпець? Стандартна ширина. А щоб змінити використовувану за замовчуванням ширину для всіх стовпців поточного листа, просто введіть нове значення в поле Ширина стовпця однойменного діалогового вікна, відкритого командою Формат? Стовпець? Стандартна ширина. Стовпці листа будуть відображені відповідно до даної налаштуванням, за винятком настроєних вручну.

Висота рядків

Excel автоматично підлаштовує висоту рядка по найбільшому з використовуваних в ній шрифтів. Тому вам зовсім нема чого турбуватися про те, помістяться чи символи заданого розміру в осередку.

В принципі, настройка висоти рядка проводиться так само, як і зміна ширини стовпця. Для цього досить потягнути за лінію, що розділяє заголовки рядків. Детально зміна розміру стовпців розглянуто в розділі «Ширина стовпців» цієї глави.

підміню Рядок

Підміню Рядок (Row) меню Формат включає чотири команди: Висота (Height), Автоподбор висоти (AutoFit), Приховати (Hide) і Показати (Unhide). Команду Висота можна використовувати для одночасного зміни висоти кількох рядків - для цього перед вибором команди досить виділити хоча б по одній клітинці в кожному рядку.

Значення висоти виділених рядків відображається в полі Висота рядка однойменного діалогового вікна, що викликається командою Висота. Якщо це поле порожньо, значить, на аркуші початково були взяті рядки різної висоти. У будь-якому випадку, щоб змінити їх розмір, введіть в вказане поле нове числове значення з діапазону від 0 до 409.

ПОРАДА

Щоб змінити висоту відразу всіх рядків поточного листа, клацніть на одному з заголовків стовпців (або виділіть будь-яку клітинку та натисніть клавіші Ctrl + npo-бел) і потім виберіть команду Висота.

Щоб для однієї або декількох рядків відновити висоту, прийняту за замовчуванням, виділіть будь-які осередки, що належать цим рядкам, і виберіть команду Формат? Рядок? Автоподбор висоти. На відміну від ширини стовпців, для висоти рядка можна задати стандартну величину. Цю функцію якраз і виконує команда Автоподбор висоти - для порожніх рядків вона відновлює стандартну висоту, розраховану виходячи з використовуваного за замовчуванням розміру шрифту, а для інших рядків підбирає висоту за розміром застосовуваних в них шрифтів. Якщо в рядку знаходиться многострочное текстове значення, створене за допомогою перенесення по-словами або вирівнювання по ширині, Excel відповідно налаштовує висоту рядка.

ДИВИСЬ ТАКОЖ -

Перенесення тексту і вирівнювання по ширині розглядалися в розділах «Перенесення за словами» і «Розподіл тексту в осередку» даного розділу.

Приховування стовпців або рядків

Іноді буває корисним приховати деяку інформацію на робочому аркуші, і Excel дозволяє зробити це - ви можете заховати цілком декілька стовпців або рядків. Щоб приховати стовпець, виділіть будь-яку клітинку цього стовпчика і виберіть команду Формат? Стовпець? Приховати (Format? Column? Hide). Програма встановить для такого стовпчика ширину, рівну 0. Звідси другий спосіб: перетягніть лінію між заголовками стовпців вліво так, щоб ширина стовпця стала рівною нулю. І третій варіант: ввести в поле Ширина стовпця однойменного діалогового вікна значення 0. Коли ширина стовпця дорівнює нулю, Excel при переміщенні активного осередку пропускає його, а буква заголовка не відображається у верхній частині листа.

Щоб знову відобразити стовпець, виділіть сусідні справа і зліва стовпці і виберіть команду Формат? Стовпець? Відобразити (Format? Column? Unhide).

Точно так само можна приховати і знову вивести на екран рядки робочого аркуша. Для цього використовуються аналогічні команди підміню Рядок меню Формат. Зверніть увагу, що установка прапорця Приховати формули (Hidden) на вкладці Захист діалогового вікна Формат ячеек призводить до приховування тільки формул в рядку формул. Детальніше про захист осередків розповідається в розділі «Захист даних» глави 5.

об'єднання осередків

Сітка є дуже важливим конструктивним елементом електронної таблиці. Однак іноді, особливо при створенні форм, для досягнення необхідного ефекту потрібно змінити сітку таблиці, і найкращим засобом для цього служить об'єднання осередків.

Щоб об'єднати виділені осередки, виберіть у меню Формат команду Осередки, в діалоговому вікні перейдіть на вкладку Вирівнювання і встановіть прапорець Об'єднання осередків (Merge Cells), а якщо осередок містить довгий текст, то ще й прапорець Переносити за словами (Wrap Text). На рис. 8.31 наочно продемонстровано, яким чином ці операції можуть допомогти при створенні бланка складної форми.

УВАГА

При об'єднанні осередків, що містять інформацію, зберігаються дані тільки з верхньої лівої комірки. Решта інформації втрачається. Щоб уникнути втрат, перед об'єднанням осередків скопіюйте всі необхідні дані в інше місце листа або книги.

В результаті об'єднання ви отримаєте одну кінцеву осередок, розміри якої збігаються з розмірами виділення. Наприклад, на верхньому листі на рис. 8.31 текст в осередках G1: I5 не вирівняні по вертикалі через розмір рядка 2, який встановився у відповідності з величиною тексту в комірці С2. На нижньому аркуші малюнка ця проблема вирішена об'єднанням осередків А1: ВЗ, C1: F3 і G1: I5.

Мал. 8.31. Об'єднання осередків додало формі на нижньому аркуші більш досконалий вид

ПОРАДА

Кнопка Об'єднати і помістити в центрі (Merge And Center) панелі інструментів Форматування також призначена для об'єднання виділених осередків. Вона особливо зручна, коли потрібно створити єдиний заголовок для кількох стовпців або рядків. Натискання цієї кнопки призводить до об'єднання виділених осередків в одну і вирівнюванню по центру виділення (горизонтальному) вмісту об'єднаної комірки. Щоб повернути осередку до початкового стану, виділіть результат і клацніть на зазначеній кнопці панелі форматування ще раз.

При об'єднанні новий осередок отримує адресу верхньої лівої комірки вихідного діапазону, як показано на рис. 8.32. Тут виділено осередок А1, і її адресу демонструється в поле Ім'я рядка формул. При цьому підсвічені кольором заголовки перших трьох рядків і двох стовпців, як ніби виділений діапазон А1: ВЗ. Решта вихідні осередки, крім А1, практично перестають існувати. Якщо у формулі зустрічається посилання на такий осередок, остання розглядається як порожня, і в залежності від типу формули посилання може повернути нульове значення або помилку.

Мал. 8.32. Осередкам є об'єднанням діапазону А1: ВЗ

ПОРАДА

На рис. 8.32 інформація в рядку формул розташована в трьох рядках. Щоб вставити в осередок розрив рядка, досить натиснути клавіші Alt + Enter. Додаткову інформацію по цій темі можна отримати в розділі «Форматування в рядку формул» глави 12.

Одним з очевидних наслідків об'єднання осередків є порушення цілісності сітки, основного атрибута будь-якої електронної таблиці. Насправді все не так безнадійно, як може здатися, але при роботі з об'єднаними осередками слід враховувати деякі обставини:

? Якщо в будь-який однієї і тільки однієї осередку виділеного для об'єднання діапазону зберігається текст, числове значення або формула, то після об'єднання це вміст розміститься в новій осередку.

? Коли кілька осередків виділеного діапазону містять текст або числові значення, при об'єднанні зберігається вміст тільки верхній лівій осередки. Дані, що знаходилися у всіх інших осередках діапазону, видаляються. Щоб зберегти їх, слід або заздалегідь перемістити їх в верхнє ліве вічко діапазону, або скопіювати в інше місце листа.

? Формули налаштовуються автоматично. Якщо у формулі є посилання на одну з комірок об'єднаного діапазону, ця посилання перенастраивается на всю об'єднану клітинку. Точно так же перенастраиваются посилання у формулі, що міститься в об'єднаній клітинці. Детальніше про посилання розповідається в розділі «Використання в формулах посилань» глави 12.

? Копіювання, видалення, вирізання, вставка і переміщення мишею об'єднаної комірки нічим не відрізняється від операцій зі звичайними осередками. Будучи скопійованої або переміщеної, вона займе ту ж саму кількість осередків. На місці вирізаної або віддаленої об'єднаної комірки відновлюється стандартна структура сітки.

? Маркер заповнення об'єднаної комірки використовується так само, як і маркер заповнення звичайної. При його перетягування об'єднана осередок копіюється з урахуванням свого розміру і вмісту, і дублі заміщають собою прості осередки. Детальніше про заповнення осередків розповідається в розділі «Заповнення осередків і створення рядів даних» глави 7.

? При об'єднанні осередків все форматування внутрішніх кордонів видаляється разом з ними самими, зберігається тільки оформлення зовнішніх кордонів виділеного діапазону.

? Об'єднання осередків завжди можна скасувати, тобто роз'єднати їх і повернути до первісного вигляду. Для цього потрібно виділити об'єднану комірку і на вкладці Вирівнювання діалогового вікна Формат ячеек скинути прапорець Об'єднання осередків.

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стінсон - СПб .: Питер, 2005. - 1 088 з: мул.

на Ваш сайт.